Nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng cao và đa dạng. Để đáp ứng, nhiều doanh nghiệp sẽ có xu hướng tăng cường sản xuất và dự trữ hàng hóa nhằm phục vụ khách hàng nhanh chóng, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Và một nhà kho chứa hàng hóa là vấn đề cần thiết lúc này.
Để tăng sự chủ động trong việc quản lý hàng hóa, nhiều doanh nghiệp đã chọn giải pháp xây dựng kho chứa hàng riêng. Có thể là xây kho trên đất mà doanh nghiệp sở hữu, nhưng hiện nay phổ biến hơn cả là thuê lại đất hoặc nhà kho cũ, rồi doanh nghiệp tiến hành xây dựng, cải tạo lại phục vụ cho mục đích của mình. Song song đó phải thực hiện thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh (hay thủ tục thành lập kho chứa hàng).
.jpg)
Kho hàng là gì?
Theo Wikipedia định nghĩa về kho là một tòa nhà được xây dựng bằng các vật liệu như gỗ, đá, kim loại (sắt, thép,tôn…) vững chắc. Kho được xây dựng trên một địa điểm và đạt các điều kiện tiêu chuẩn để sử dụng cho việc lưu trữ hàng hóa. Kho được sử dụng bởi các nhà sản xuất, xuất nhập khẩu, buôn bán, phân phối, các cá nhân, hộ gia đình, doanh nghiệp hay các cơ quan Nhà nước. Dùng để lưu trữ đa dạng tài sản như: Đồ cá nhân, nội thất, nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa bán buôn, máy móc, hồ sơ tài liệu,…
Kho hàng có chức năng gì?
Kho chứa hàng là nơi chứa đựng và lưu trữ các loại đồ vật, thiết bị, hàng hóa trong việc sản xuất kinh doanh. Kho chứa hàng được sử dụng phổ biến bởi các xí nghiệp, nhà máy, cửa hàng và siêu thị để lưu trữ hàng hóa.
Kho chứa hàng đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp trong quá trình lưu trữ hàng hóa, đảm nhiệm những chức năng quan trọng như:
Gom hàng: Đây là chức năng đầu tiên của kho chứa hàng. Các đồ vật, thiết bị, nguyên liệu, hàng hóa được vận chuyển từ các nơi khác nhau sẽ cần một nơi để tập kết lưu trữ. Vì vậy kho chứa hàng là giải pháp hiệu quả giúp mọi thứ được tập trung lại và quản lý khoa học hơn.
Bảo quản-lưu trữ : Một chức năng quan trọng bậc nhất của nhà kho là đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, duy trì được chất lượng trong thời gian dài. Để đạt được yêu cầu này, nhà kho cần có vị trí cao ráo, thiết kế kiên cố thoáng mát, giữ vệ sinh sạch sẽ và giao thông thuận tiện để quá trình giao nhận hàng diễn ra thuận tiện.
Phối hợp các loại hàng hóa : Kho chứa hàng có thể chứa nhiều thành phẩm đa dạng khác nhau, nhưng cũng có thể chứa các linh kiện, bộ phận của sản phẩm chưa hoàn chỉnh. Lúc này kho chứa hàng sẽ là nơi để lắp ráp, đóng gói thành phẩm, hay phối hợp tách ghép các mặt hàng thành từng loại theo như nhu cầu đơn hàng.
Một số loại kệ kho hàng phổ biến
Kệ kho hàng là bộ phận bên trong kho hàng quyết định đến khả năng lưu trữ cũng như quy trình quản lý, bảo quản hàng hóa trong kho. Hiện nay trên thị trường có nhiều loại kệ kho hàng khác nhau đang được giới thiệu xong co thể liệt kê ra đây một số mẫu kệ phổ biến nhất trong các kho hàng tại Việt Nam.
- Kệ sắt V lỗ: là mẫu kệ hạng nhẹ được sử dụng phổ biến trong kho dân dụng, kho hàng nhỏ
- Kệ trung tải: Là mẫu kệ công nghiệp nhẹ với số tầng linh hoạt, tải trọng mỗi tầng lên đến 700kg
- Kệ Drive In: Là mẫu kệ công nghiệp với mật độ lưu trữ pallet hàng hóa cao được nhiều kho hàng công nghiệp yêu thích
- Kệ Selective: Mẫu kệ hạng nặng cơ bản được dùng với các kho hàng có quy mô nhỏ. với khả năng tiếp cận hàng hóa cao, mật độ hàng hóa chưa lớn.
- Kệ double deep: Được sử dụng phổ biến hơn so với kệ selective do tăng mật độ lưu trữ pallet.
- Kệ tầng lửng: Là một trong những mẫu kệ khá được yêu thích trong các kho hàng có diện tích giới hạn. Với mẫu kệ này có thể tăng mật diện tích lưu trữ lên gấp đôi rất phù hợp với nhiều loại kho hàng.
Thủ tục thành lập kho chứa hàng theo dạng chi nhánh công ty :
- Trường hợp doanh nghiệp muốn minh bạch hóa chứng từ xuất nhập kho nên muốn thành lập kho chứa hàng diện chi nhánh thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh thay vì đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh. Doanh nghiệp có thể đăng ký chi nhánh theo hình thức hoạch toán phụ thuộc để tránh nghĩa vụ kê khai thuế giá trị gia tăng và thu nhập doanh nghiệp. Lúc này chi nhánh cũng chỉ phải đóng thuế môn bài hàng năm như các địa điểm kinh doanh bình thường.
Điều kiện thành lập kho chứa hàng dạng địa điểm kinh doanh
Kho chứa hàng thường được phân loại là chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp và cần phải có đăng ký địa điểm kinh doanh. Ngoài ra, nếu các doanh nghiệp có kho hàng ở tỉnh, địa phương khác mà không phục vụ cho hoạt động kinh doanh, chỉ chứa hàng thì vẫn phải kê khai, nộp thuế với cơ quan thuế nơi đó. Kho hàng là một trong những loại đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có thể thành lập kho hàng dưới hình thức chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.
- Địa điểm đặt kho thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp theo hợp đồng thuê kho, hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng mượn.
- Người đứng đầu địa điểm kinh doanh không thuộc diện cấm tham gia lao động, quản lý trong doanh nghiệp tư nhân.
- Ngành nghề kinh doanh liên quan đến các loại hàng hóa kinh doanh tại kho hàng đã được áp mã theo hệ thống mã ngành kinh tế mới ban hành theo quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh thông báo thành lập địa điểm kinh doanh:
Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh:
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
+ Thông báo thành lập chi nhánh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
+ Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh.
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh.
Thông báo lập địa điểm kinh doanh:
+ Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.
+ Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh.
+ Thông báo lập địa điểm kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc do người đứng đầu chi nhánh ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.
Thủ tục thành lập kho hàng ở ngoại tỉnh
Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm: Thông báo địa điểm kinh doanh:
- Nội dung thông báo gồm:
+ Mã số doanh nghiệp.
+ Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh được đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi chi nhánh đặt trụ sở).
+ Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh.
+ Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh.
+ Họ, tên, nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu địa điểm kinh doanh.
+ Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đối với trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc họ, tên, chữ ký của người đứng đầu chi nhánh đối với trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.
+ Đối với địa điểm kinh doanh các sản phẩm trong lĩnh vực y/dược thì cần thêm bản sao (công chứng hoặc chứng thực) chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu địa điểm kinh doanh.
Một số lưu ý khi doanh nghiệp đăng ký thành lập kho chứa hàng :
- Tên địa điểm kinh doanh không có quy định hướng dẫn về cách đặt tên, vì vậy doanh nghiệp có thể đặt tên địa điểm kinh doanh của công ty theo chức năng của địa điểm để dễ dàng nhận biết. Việc đặt tên được quy định tại điều 40 của Luật doanh nghiệp năm 2020 như sau:
Điều 40. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.
- Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
- Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
- Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.
Ví dụ: Trường hợp mở địa điểm kinh doanh là Kho chứa hàng, có thể đặt tên là: Kho chứa hàng — Công ty …; Kho hàng; ….
- Địa điểm đặt kho thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp theo hợp đồng thuê kho, hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng mượn;
- Công ty được phép mở địa điểm kinh doanh (Kho hàng) ở tỉnh, thành phố khác với nơi đặt trụ sở chính công ty, trụ sở chính chi nhánh;
- Ngành nghề kinh doanh kho hàng phải nằm trong danh mục ngành nghề mà đơn vị chủ quản của kho hàng đã đăng ký và phải được áp mã theo hệ thống mã ngành kinh tế mới ban hành theo quyết định 27/2018/QĐ-Ttg;
- Thủ tục đăng ký mở Địa điểm kinh doanh quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh — Sở Kế hoạch Đầu tư nơi địa điểm kinh doanh đặt địa chỉ.
Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập kho hàng công ty
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
- Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
- Ngoài ra, công ty còn làm thêm thủ tục thông báo và kê khai với cơ quan thuế về việc thành lập thêm địa điểm kinh doanh, chi nhánh công ty, văn phòng đại diện trực thuộc doanh nghiệp để cơ quan thuế quản lý. Trong trường hợp kho hàng cùng tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì công ty chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế môn bài, thuế GTGT cho kho hàng tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty. (Căn cứ pháp lý: Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài; điểm b, khoản 1, Điều 1 Thông tư 156/2013/TT-BTC).
- Nếu doanh nghiệp thuê kho chứa hàng, có hợp đồng, hóa đơn đầu vào và chứng từ thanh toán đầy đủ nhưng không thực hiện đầy đủ đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh, thành lập chi nhánh, không nộp thuế môn bài thì chi phí thuê kho sẽ bị loại khi tính (quyết toán) thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Nhận xét
Đăng nhận xét